Vacaturebank

Secretaris

22-06-2021

Secretaris (dagelijks bestuur)

VV De Valk, in 1909 opgericht, is een voetbalvereniging waar het sportieve element wordt verbonden met een sociaal-maatschappelijk belangrijke en verantwoordelijke positie binnen de Valkenswaardse gemeenschap. Ruim 600 leden vertegenwoordigen een goede doorsnee van de bevolking van Valkenswaard.

 

VV De Valk heeft als missie om samen met anderen sportief een mooie prestatie leveren zowel op prestatief als recreatief niveau. Het stimuleren van de positieve ontwikkeling van normen en waarden binnen en buiten het veld zijn de centrale doelstellingen, dit alles onderhouden binnen een financieel gezonde huishouding.

Deze karakteristieken vind je terug in het bestuur van de vereniging. Een collegiaal bestuur waar ruimte voor alle bestuursleden wordt geboden om zijn/haar specifieke kennis en ervaring te brengen.

 

Positie

De (vice)voorzitter, de penningmeester en de secretaris, vormen samen het dagelijks bestuur van de vereniging. De statutaire bevoegdheden c.q. het aangaan van verplichtingen namens de vereniging zijn hierin ondergebracht. Gezamenlijk met de andere bestuursleden Senioren, Jeugd, Voetbalzaken, Communicatie en Accommodatie vormt zij het bestuur van de vereniging. Onder het bestuur resulteren een aantal commissies welke de eerste aanspreekpunten voor de leden vormen.

De secretaris is iemand met (enigszins commercieel) bestuurlijke ervaring, bij voorkeur met een juridische achtergrond. Hij/zij beschikt over een relevant maatschappelijk netwerk, is vindingrijk en legt makkelijk contacten. De secretaris werkt consistent en nauwgezet waarbij enige kennis van voetbalzaken een pré is.

 

Doel van de functie

De secretaris draagt zorg voor de uitvoering en continuïteit van haar taken binnen het bestuur van de vereniging. Hierbij worden/kunnen taken aan derden worden uitbesteed.

Daarnaast vervult de secretaris ook algemene bestuurstaken welke noodzakelijk zijn voor het laten functioneren van het bestuur en ondersteunt hij/zij, indien gewenst, de mede bestuursleden.

 

Algemene bestuurstaken:                                            tijdsindicatie: 5 uur per maand

  • 1 x per maand deelname aan de bestuursvergadering (incl. voorbereiding);
  • 2 x per jaar deelname aan de algemene ledenvergadering;
  • 1 x per maand deelname aan overleg diverse commissies;
  • Volgens onderlinge afstemming (minimaal 1 bestuurslid) op zondag aanwezig zijn als gastheer tijdens een thuiswedstrijd van het eerste elftal.

 

Functie gerelateerde bestuurstaken:                        tijdsindicatie: 4 uur per week

Onderstaande werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van de secretaris echter kunnen deze gedelegeerd worden aan derden en/of commissieleden. De secretaris is wel persoonlijk bij die commissie vergaderingen aanwezig. Dit met het oog op de besluitvorming en de terugkoppeling in het bestuur.

 

In- en externe communicatie

  • Communicatie met Gemeente, KNVB en derden:

De secretaris is met name het zakelijke gezicht van de vereniging, hij/zij verzorgt de communicatie tussen de vereniging en in- en externe partijen.

  • Ontvangst en distributie poststukken/email KNVB:

Momenteel is het postbus adres het postadres en verschillende email adressen voor de adressering van de KNVB aan de vereniging. Hij/zij verzorgt de interne distributie van de toegezonden stukken.

  • Aanspreekpunt voor de gemeente:

Verschillende afdelingen van de gemeente communiceren via email met de vereniging. Deze communicatie verloopt via de secretaris. Hij/zij verzorgt de juiste distributie en/of afhandeling van deze email.

 

Verslaglegging bestuurszaken

  • Opstellen agenda, notulen en actielijst bestuursvergaderingen.
  • Opstellen jaarstukken en notulen van de ALV.
  • Uitschrijven en organiseren van de ALV.
  • Opstellen jaarverslag van de vereniging.
  • Beheer van de centrale ‘documenten folder’, thans de ‘google drive’.

 

Juridische zaken

  • Beheer van het huishoudelijk reglement en de statuten van de vereniging.
  • Naleving van het reglement en de statuten.
  • Aanspreekpunt notaris/jurist/gemeente omtrent (lopende) clubzaken in het juridische segment.
  • (mede)beoordelen contracten, overeenkomsten en juridische documenten in samenwerking met het dagelijks bestuur.
  • Beheer van (ver)huurders overeenkomsten.
  • Archiveren juridische documenten.

 

Bewaking website en ‘shared documenten folder’.

  • Beheer van de centrale ‘documenten folder’, thans de ‘google drive’.
  • Beheer website, welke is ondergebracht bij een commissielid communicatie.

 

De vereniging heeft de wens om de website actueel en levendig te houden. Om dit te bereiken zijn verschillende commissieleden hierbij betrokken. Technisch beheer, artikel beheer, ingekomen stukken, evenementen, openbare agenda, enzovoorts.

 

De secretaris heeft gezamenlijk met het bestuurslid communicatie de taak om de te plaatsen artikelen op maatschappelijk verantwoord taalgebruik te toetsen.

Organisatie

  • De secretaris is de link tussen wedstrijdsecretariaat en het bestuur.
  • De secretaris is de link tussen verenigingsarchivaris en het bestuur.
  • De secretaris is de link tussen vertrouwenspersoon en het bestuur.

Reageren op de vacature

Het liefst je GSM nummer

Kies bestandWijzigVerwijder


* = verplicht
Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!